Pracodawcy mają w obowiązku udzielić zaległych urlopów wypoczynkowych pracownikom do 30 września. W przeciwnym razie popełniają wykroczenie, narażając się na mandat karny.
Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo. Praktyka pokazuje jednak, że z rozmaitych przyczyn leżących zarówno po stronie pracodawcy jak i zatrudnionych osób są problemy z udzielaniem należnego wypoczynku. Ustawodawca zadbał jednak, by pracownik nie kumulował należnego mu urlopu i zrealizował prawo do odpoczynku, dlatego zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca ma obowiązek udzielić niewykorzystanego urlopu za dany rok najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 Kodeksu pracy czy tzw. 4 dni na żądanie. Te 4 dni nie muszą być udzielone do września kolejnego roku, lecz można ich udzielić w terminie późniejszym, uzgodnionym z pracownikiem. Na powyższe zwróciła uwagę Państwowa Inspekcja Pracy w piśmie Departamentu Prawnego PIP, znak GPP-110-4560-170/08/PE.
Termin udzielenia zaległego urlopu uznaje się za zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie jego wykorzystywanie najpóźniej 30 września.
Państwowa Inspekcja Pracy w komunikacie zamieszczonym na stronie internetowej www.pip.gov.pl przypomina, że:
- niestety pomimo z pozoru dość długiego okresu czasu na udzielenie zaległego urlopu, wielu pracodawców ma problem z likwidowaniem urlopowych zaległości;
- aby nie narazić się na mandat karny w wysokości co najmniej 1000 zł za wykroczenie polegające na nieudzieleniu pracownikowi przysługującemu mu urlopu wypoczynkowego, pracodawcy powinni skłonić pracowników do skorzystania z przysługujących im uprawnień;
- najlepiej wspólnie zaplanować dogodny dla obu stron stosunku pracy termin wykorzystania zaległego urlopu. Jeżeli jednak nie jest możliwe porozumienie w tym względzie, to zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (wyroki Sądu Najwyższego: z 25 stycznia 2005 r. sygn. akt I PK 124/05; M.P.Pr 2006/3/119 oraz z 7 maja 2008 r., sygn. akt II PK 313/07, OSNP 2009/17-18/229).
To, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet wbrew jego woli, potwierdza także odpowiedź MRPiPS z 9 listopada 2016 r. na interpelację nr 6830 w sprawie niewykorzystania zaległego urlopu (znak: K8INT6830), w której czytamy:
„(…) Zasadą przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego jest, że pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 k.p.). Wyjątkiem od tej zasady jest możliwość i konieczność udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego nie wykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów bądź w porozumieniu pracodawcy i pracownika, najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to części urlopu udzielanego na żądanie pracownika zgodnie z art. 1672 k.p. (art. 168 Kodeksu pracy). Termin ten uważa się za zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie urlop wypoczynkowy przed upływem 30 września.
Przepisy prawa pracy zapewniają w ten sposób normatywnie określoną gwarancję urlopu wypoczynkowego, który – żeby spełniał swą właściwość – musi być udzielany w czasie ściśle związanym z procesem pracy – najlepiej w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, a jeżeli było to niemożliwe, to najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przy czym konieczność udzielenia urlopu do tej daty nie jest uzależniona od żadnych warunków i nie przewiduje się wyjątków.
Obowiązek wykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego udzielonego mu przez pracodawcę, bez zgody pracownika, występuje w sytuacji wypowiedzenia umowy o pracę i w okresie tego wypowiedzenia. W takim przypadku pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy (zarówno zaległy jak i bieżący), który został mu udzielony przez pracodawcę. Z tym, że wymiar urlopu wypoczynkowego za dany rok ustala się w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w tym roku kalendarzowym (art. 1671 k.p.).
Jak przyjmuje orzecznictwo sądowe w przypadku udzielenia na podstawie powołanego przepisu art. 168 k.p. urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie. Pracodawca zatem może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 września 2003 r., sygn. akt I PKN 403/02, OSNP 2004/18/310; wyrok z dnia 24 stycznia 2006 r., sygn.akt I PK 124/05 OSNP 2006/23-24/354).
Warto zauważyć, że za przestrzeganie przepisów o udzielaniu urlopów wypoczynkowych odpowiada pracodawca. Nieudzielenie bowiem przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika ujęte w Dziale trzynastym Kodeksu pracy. Pracodawca, który nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, a więc nie przestrzega przepisów o urlopach wypoczynkowych podlega karze grzywny od 1 000 do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.).
Trzeba jednak pamiętać, że orzeczenia Sądu Najwyższego wiążą generalnie tylko w konkretnych, rozpatrywanych przez Sąd sprawach. Wyjątek stanowią jedynie uchwały pełnego składu Sądu Najwyższego, składu połączonych izb oraz składu całej izby. Z chwilą podjęcia uzyskują one moc zasad prawnych i wiążą nie tylko inne składy orzekające Sądu Najwyższego, ale również wyznaczają kierunek w orzecznictwie innych sądów. (…)”
Najlepiej wystosować do pracownika pismo
Gdy zbliża się wrzesień i pracownicy mają niewykorzystany urlop z zeszłego roku, zaleca się skierowanie do nich pism z informacją o liczbie „zaległych” dni urlopowych i konieczności ich wykorzystania. Poniżej przykładowy wzór takiego pisma:
Informacja o niewykorzystanym urlopie wypoczynkowym z zeszłego roku
Informuję, że do chwili obecnej nie wykorzystała/nie wykorzystał* Pani/Pan* pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego za rok…….
Na dzień sporządzenia niniejszego pisma, pozostało Pani/Panu* do wykorzystania …….. dni tego urlopu.
W związku z powyższym, jest Pani / Pan* proszona/y o złożenie wniosku o ……… dni zaległego urlopu najpóźniej do dnia ……………… r.
W razie braku złożenia wspomnianego wniosku o zaległy urlop we wskazanym powyżej terminie, pracodawca do końca III kwartału br. jednostronną decyzją wyznaczy Pani/Panu* termin wykorzystania tej części urlopu, która powinna być udzielona do 30 września br.
Przedawnienie urlopu wypoczynkowego
Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy, roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Co ważne:
- rozpoczęcie biegu ww. terminu następuje albo z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 K.p.), bądź najpóźniej z końcem września roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38);
- bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego.
Przykładowo niewykorzystany, w związku z długotrwałą chorobą, urlop za 2018 r. przedawni się po 30 września 2022 r.
Pracodawca nie ma możliwości zamienienia w trakcie zatrudnienia (nawet na wniosek pracownika) zaległego urlopu na ekwiwalent pieniężny. Pracownikowi, który jak wiemy nie może zrzec się prawa do urlopu, przysługuje wspomniane świadczenie pieniężne wyłącznie z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W drodze wyjątku, podmiot zatrudniający nie musi wypłacać ekwiwalentu, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawca po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę.
